Già un anno fa mi sono soffermato a disquisire su quello che è lo stato di conservazione della documentazione storica e dell’archivio degli atti amministrativo-gestionali del Comune con un’ampia dissertazione, datata 22.04.2024, dal titolo “A Giovinazzo si esternalizza l’archivio e il deposito delle pratiche edilizie”. Lo spunto a occuparmi di questo importante tema mi veniva dato dalla decisione assunta, appena qualche giorno prima, dal Dirigente del Settore “Ambiente – Gestione del Territorio”, D.D. n. 44 del 09.04.2024, riguardo alle operazioni di archiviazione delle pratiche del suo ufficio.
Infatti, con quel suo provvedimento l’ing. Carrieri aveva contrattualizzato l’affidamento alla Ditta “Organizzazione Aprile -Gestione Archivi-” di Bari, per il triennio 2024-2026, con una spesa complessiva di € 50.000.00, per la tenuta dell’archivio corrente e il servizio di deposito degli atti della sua Unità. L’operazione appaltata avrebbe fatto seguito ad attività di selezione, di scarto e riordino delle pratiche e la loro digitalizzazione. L’esternalizzazione dell’esercizio d’archivio veniva motivata con il fatto che non disponeva nel suo organico agenti professionalizzati a curare l’attività archivistica, ma soprattutto con l’urgente necessità di liberare spazi della direzione, occupati dai molteplici carteggi, per destinarli a postazioni lavorative.
E, per la circostanza avevo anche dato illustrazione di cosa stesse a significare il termine inglese, “outsourcing”, da lui utilizzato per detto appalto che letteralmente potrebbe tradursi come “Ricevere dal di fuori”. Infatti, ci si avvale di tale parola inglese per indicare la prassi, ormai diffusa, anche presso le Amministrazioni Pubbliche, mediante la quale compiti operativi e/o forme varie di prestazioni sono affidati per il loro disbrigo a contrattisti specialistici o imprese fornitrici. Nel senso che attività proprie degli Enti pubblici in genere, mediante un contratto o accordo quadro negoziale, sono rese da professionisti esterni allo scopo di concentrare su altri più qualificati impegni il personale dipendente. Proprio, a riguardo, annotavo che l’aver appaltato alla Azienda Aprile –Gestione Servizi- le attività di archivio e di deposito delle pratiche, non più correnti, non fosse il primo di tal genere, avendo la Direzione del 3° Settore già fatto ricorso, in regime di “outsourcing”, per altri apporti lavorativi ad aziende specialistiche di settore e/o a esperti prestatori d’opera.
Tuttavia, il servizio d’archiviazione delle pratiche del 3° Settore, mi aveva indotto a pormi qualche interrogativo inerente l’attuale Ordinamento gestionale del Comune. Mi chiedevo nello specifico:
se sia previsto un ufficio centralizzato per la gestione delle attività di riordino e deposito di tutte le pratiche delle singole Direzioni e, dunque, anche di un archivio storico;
se, in alternativa, i singoli Settori direzionali, compreso il Comando della Polizia Urbana, dispongano di un deposito per la tenuta dei carteggi in trattazione oltre che per la conservazione delle pratiche non più correnti;
e, dunque, se le altre Unità, diversamente dal 3° Settore, abbiano un qualche agente istruito per curare il proprio archivio, anche in forma digitalizzata, potendo disporre pure di uno spazio per la catalogazione delle pratiche correnti oltre a quelle da conservarsi permanentemente.
Una qualche risposta a tali interrogativi la si può percepire, solo ora, se si fa mente locale a quanto il dott. Sollecito ha reso alla Giunta, che l’ha fatto proprio con l’adozione della D.G. n.99 del 04.06.2025, con cui ha inteso concepire un piano per il recupero e la riorganizzazione dell’archivio storico comunale.
Dal dispositivo della Delibera, appena richiamata, infatti, deduco che nell’Ordinamento gestionale dell’Ente non v’è presenza di un ufficio preordinato alla gestione centralizzata dell’archivio e di raccolta degli atti amministrativi e, più che mai, di un servizio d’inventariazione e conservazione della documentazione storica comunale prodotta e, quindi, dispersa presso i diversi ambiti municipali.
Ne è conferma quanto disposto, su indicazione del dott. Sollecito, dall’organo politico che ha conferito al Dirigente del 1° Settore “Patrimonio e Servizi Istituzionali” la competenza funzionale per l’organizzazione strutturale, la ricognizione identificativa e la gestione logistica dell’attività archivistica di tutta quanta la documentazione storica comunale. E, dunque, compreso anche il recupero e la valorizzazione dell’archivio del cessato IPAB “Istituto Vittorio Emanuele II”, che sarebbe transitato al Comune per effetto successorio.
Si evince, infatti, relazione in atti del Sindaco, che tutto il materiale documentaristico e storico di provenienza comunale e della cessata IPAB è giacente presso alcuni locali dell’ex convento domenicano, già sede dell’Istituto Vittorio Emanuele II. Così ha reso partecipi gli Assessori di aver trovato diretta intesa con la Soprintendenza archivistica per la Puglia, sul programma di un accurato lavoro di ricognizione e catalogazione del deposito storico accumulato presso l’Istituto. E, tanto non solo per addivenire a un indispensabile riordino conservativo quant’anche per consentire un’agevole fruibilità consultiva, presso una sede appropriata.
Il deliberato dell’Esecutivo, tuttavia, non si limita ad assegnare al Dirigente del 1° Settore l’incarico a provvedere all’organizzazione del lavoro di prelievo e conservazione della documentazione storica in possesso del Comune, ma si spinge fino a indicare le linee di azione cui dovrà conformarsi l’operazione di recupero e di catalogazione del materiale da salvaguardare.
Incarica, infatti, il Dirigente di redigere un appropriato progetto di riordinamento e inventariazione della documentazione giacente, concordandolo con la Soprintendenza, allo scopo di poterlo prelevare da quel sito e traslocarlo temporaneamente, in “outsourcing”, presso un’azienda esterna. Una gestione esternalizzata, dunque, fin tanto che non si sarà individuata una nuova allocazione che il Dirigente avrà valutato di poterla prospettare all’Esecutivo come sede definitiva, idonea per la custodia, ed appropriata per la pubblica fruizione dell’intero patrimonio archivistico.
In altri termini l’Autorità politica prospetta al Dirigente l’esternalizzazione, o outsourcing, della gestione, in via temporanea, di tutto quanto l’archivio storico a un operatore esterno; un affidamento che includerebbe naturalmente la gestione fisica dei documenti, la loro digitalizzazione, la conservazione, che si dice provvisoria, e l’organizzazione strutturale dell’apparato di deposito. E tutto questo, magari, senza una valutazione accurata di costi e benefici di tale soluzione e, neppure, una ricognizione di quello che potrà comportare il trasloco fuori del territorio comunale del materiale da tempo accantonato a deposito. Con il rischio, peraltro, concreto che per la gestione in “outsourcing”, delle attività archivistiche comunali e di recupero del patrimonio storico si trovino ad operare più imprese appaltatrici, considerato che già una, l’Azienda Aprile –Gestione Servizi- è attiva dietro contratto stipulato dal Dirigente del 3° Settore per la raccolta e la tenuta delle pratiche di pertinenza del suo ufficio.
Giuseppe Maldarella
